Sembilan hari, tiga sistem lagi

Sepuluh hari lalu saya menulis tentang enam sistem yang berjalan dalam sepuluh hari. Saya sengaja menutup tulisan itu dengan kalimat “saya masih di tengah jalan, bukan di ujungnya.”

Ternyata benar. Sembilan hari kemudian, tiga sistem lagi menyusul.

Yang bertambah

Sistem	Untuk apa	Mulai
ASP-Mahadewa	Serial number, barcode, dan pelacakan barang untuk servis	27 Agustus
Identitas	Satu login untuk semua sistem — sudah saya tulis terpisah	28 Agustus
Dev Produk	Laporan penjualan, profit, dan harga barang	30 Agustus

Enam jadi sembilan. Sepuluh hari lalu satu sistem terasa seperti pencapaian besar. Sekarang penambahan sistem baru mulai terasa seperti hal biasa — dan itu sendiri sesuatu yang perlu saya waspadai, bukan dirayakan begitu saja.

Satu keputusan yang mengulang pola lama

ASP-Mahadewa awalnya cuma soal cetak barcode dan lacak barang. Lalu tim Servis mulai memakainya untuk hal lain — beberapa staf ternyata bukan staf cabang biasa, tapi tim pusat yang menangani servis dari banyak cabang sekaligus.

Pertanyaan yang muncul mirip persis dengan cerita HRD Staff di tulisan sebelumnya: peran ini boleh apa saja?

Kalau saya ikuti jawaban paling gampang, saya tinggal menyamakan mereka dengan staf cabang biasa — toh sama-sama “staf”. Tapi staf cabang biasa seharusnya terkunci ke satu cabang saja, sementara tim servis pusat ini justru perlu menangani kasus dari cabang mana pun yang masuk ke mereka. Menyamakan keduanya berarti salah satu pihak mendapat akses yang tidak seharusnya dia punya.

Solusinya bukan mengubah aturan yang sudah ada untuk staf cabang, tapi membuat peran baru sama sekali — dengan cakupan yang jelas: tim pusat boleh memproses kasus manapun yang sudah ditugaskan ke dirinya, tapi tidak boleh mengubah data master seperti staf cabang biasa. Bukan sekadar centang lebih banyak, tapi kategori akses yang memang berbeda bentuknya.

Sekali lagi: bukan keputusan teknis. Keputusan tentang siapa sebenarnya orang-orang ini dan bagaimana mereka benar-benar bekerja — yang saya sendiri baru tahu persis setelah tim di lapangan mulai memakai sistemnya.

Yang nyaris saya percaya begitu saja

Ini bagian yang paling ingin saya tuliskan jujur.

Dev Produk baru sepuluh hari berjalan, dan laporan Profit-nya sempat menunjukkan angka minus miliaran rupiah untuk bulan Agustus. Bukan minus kecil yang masuk akal untuk bulan yang sulit — minus yang jelas keliru untuk bisnis yang saya tahu persis kondisinya.

Akar masalahnya sepele sekali kalau sudah ketemu: sebagian barang dijual per meter atau per satuan, sementara harga modalnya sempat tertimpa angka harga per rol atau per boks — jauh lebih mahal, karena satu rol berisi ratusan meter. Bukan salah sistem semata; sumbernya adalah data yang disunting di luar sistem lalu diimpor kembali, dan proses impornya mempercayai apa pun yang masuk tanpa menyangsikan.

Yang membuat saya waswas bukan angkanya — angka yang jelas-jelas salah itu justru gampang dicurigai. Yang membuat saya waswas adalah membayangkan versi di mana kesalahannya lebih halus: tidak minus miliaran yang mencolok, cuma meleset sedikit, cukup kecil untuk lolos dari kecurigaan siapa pun, tapi cukup besar untuk mengubah keputusan yang saya ambil berdasarkan angka itu.

Belum ada jawaban rapi untuk ini. Yang saya lakukan sejauh ini baru memperbaiki kejadian yang sudah terjadi, bukan mencegah pola yang sama muncul lagi dengan wajah berbeda.

Yang belum berubah

Tiga hal dari tulisan sebelumnya masih berlaku persis: memahami proses bisnis, keputusan soal data, dan adopsi. Sekarang ada tambahan satu lagi —

Mempercayai angka yang saya lihat sendiri. Sistem terbaik pun bisa menyajikan angka yang salah dengan yakin, dan saya perlu tahu bagaimana membedakannya sebelum mengambil keputusan berdasarkan itu.

Yang belum selesai

Server tetap satu, sama seperti sebelumnya — sekarang sembilan sistem bergantung padanya, bukan enam. Belum ada langkah baru untuk soal itu, dan saya sadar jendela waktu untuk menundanya semakin sempit.

Soal “cuma saya yang paham” juga belum ada kemajuan. Kalau ada, itulah yang paling ingin saya ceritakan berikutnya.