Sepuluh hari, enam sistem

Setiap kali Mahadewa ID butuh sistem internal, jalannya selalu dua.

Beli software jadi — cepat, tapi tidak pernah benar-benar pas. Cara kerja kami harus dibengkokkan mengikuti asumsi orang lain, dan selalu ada satu fitur penting yang tidak ada sementara sepuluh fitur yang tidak kami pakai ikut dibayar tiap bulan.

Atau bayar vendor untuk membangunkan. Pas, tapi mahal dan lama. Dan setelah jadi, setiap perubahan kecil harus masuk antrean: kirim permintaan, tunggu penawaran, tunggu jadwal, tunggu rilis. Untuk perusahaan seukuran kami, itu berarti sebagian besar ide perbaikan tidak pernah dikerjakan — bukan karena tidak penting, tapi karena tidak sepadan dengan ongkos mengurusnya.

Bulan ini saya mencoba jalan ketiga: membangunnya sendiri, dibantu AI.

Apa yang jadi

Dalam sepuluh hari terakhir, enam sistem berjalan dan bisa diakses:

Sistem	Untuk apa	Mulai
SIMAK	Pengelolaan aset dan ATK kantor	14 Agustus
Event Marcom	Kegiatan pemasaran	15 Agustus
Sistem KPI	Penilaian kinerja tim	16 Agustus
Payroll	Penggajian, termasuk PPh 21	21 Agustus
POS Secangkir	Kasir untuk coffee shop	21 Agustus
Situs ini	Yang sedang Anda baca	21 Agustus

Semuanya di satu server, semuanya dibangun sendiri, tidak ada satu pun yang melibatkan vendor.

Saya sengaja menuliskan tanggalnya karena angka itulah yang paling sulit saya percaya sendiri. Enam bulan lalu, satu saja dari daftar itu akan jadi proyek setengah tahun.

Yang sebenarnya memakan waktu

Di sinilah letak salah paham yang paling sering saya dengar. Orang mengira bagian sulitnya adalah menulis kode, dan AI menyelesaikan bagian itu, jadi selesailah perkara.

Bukan begitu.

Menulis kode memang jadi jauh lebih cepat. Tapi kode hanyalah cara menuliskan keputusan — dan keputusannya tetap harus saya yang ambil. Justru karena menuliskannya jadi murah, jumlah keputusan yang harus diambil malah bertambah.

Contoh dari sistem penggajian, yang paling banyak menyita pikiran saya.

Ada peran bernama HRD Staff, dibuat khusus untuk memasukkan data karyawan baru. Pertanyaannya sederhana: peran ini boleh apa saja?

Jawaban refleks: boleh mengelola data karyawan. Itu yang akan Anda dapat kalau memintanya begitu saja.

Tapi setelah dipikir lagi, saya memisahkan “boleh menambah” dari “boleh mengubah”. HRD Staff bisa menambahkan karyawan baru sebanyak-banyaknya, tapi data karyawan yang sudah ada terbuka dalam keadaan terkunci — tidak ada tombol simpan.

Alasannya bukan soal teknis. Risiko terbesar dari peran entri data bukan orang menambahkan data sampah; itu ketahuan dalam sehari. Risikonya adalah perubahan diam-diam pada data lama yang memengaruhi pajak dan bonus. Satu digit di kolom gaji pokok, tiga bulan kemudian baru ketahuan, dan sudah telanjur masuk pelaporan.

Keputusan kedua: ekspor ke Excel saya jadikan izin tersendiri, bukan turunan dari izin melihat data karyawan. Terdengar berlebihan sampai Anda sadari satu hal — melihat daftar karyawan di layar dan menarik seluruhnya keluar sebagai satu berkas berisi nomor KTP, alamat, dan nomor rekening semua orang adalah dua perbuatan yang sama sekali berbeda. Yang pertama meninggalkan jejak dan memakan waktu. Yang kedua muat di satu lampiran surel.

Tidak ada AI yang akan mengusulkan itu, karena tidak ada AI yang tahu siapa yang bekerja di kantor saya dan apa yang bisa terjadi.

Yang tidak berubah sama sekali

Tiga hal tetap sepenuhnya jadi tanggung jawab saya, dan justru jadi lebih menentukan sekarang.

Memahami proses bisnisnya. Kalau Anda tidak tahu persis bagaimana tim bekerja hari ini — termasuk jalan pintas tidak resmi yang mereka pakai — sistem yang Anda bangun akan salah. Bedanya, sekarang salahnya jadi cepat. Anda bisa menghasilkan sistem yang rapi, mulus, dan sama sekali tidak dipakai orang, dalam waktu dua hari.

Keputusan soal data. Siapa boleh melihat apa. Apa yang terjadi kalau salah input. Berapa lama disimpan. Ini pertanyaan tata kelola, bukan pertanyaan pemrograman, dan jawabannya bergantung pada siapa yang Anda percaya dan sejauh mana.

Adopsi. Sistem terbaik pun tidak berguna kalau tim memilih tetap memakai Excel. Ini bagian yang paling melelahkan dan paling tidak bisa dipercepat oleh alat apa pun.

Yang belum selesai dan risiko yang saya pikul

Saya tidak mau tulisan ini terbaca seperti kisah sukses. Ada beberapa hal yang sedang saya tanggung dan belum ada jawabannya.

Semuanya di satu server. Enam sistem, satu mesin. Kalau server itu mati, enam-enamnya mati bersamaan — termasuk penggajian. Ini keputusan sadar demi kesederhanaan dan biaya, tapi tetap saja sebuah taruhan yang harus saya selesaikan.

Cuma saya yang paham. Kalau besok saya tidak bisa bekerja, tidak ada orang di perusahaan yang bisa melanjutkan atau memperbaiki sistem-sistem ini. Vendor punya banyak kekurangan, tapi setidaknya vendor tidak pergi berlibur bersamaan dengan seluruh pengetahuannya. Ini yang paling serius, dan sedang saya pikirkan jalan keluarnya.

Sistem penggajiannya sendiri baru separuh jalan. Perhitungan gaji dan PPh 21 sudah jalan, slip gaji sudah bisa dicetak. Tapi absensi, lembur, dan BPJS otomatis belum — sebagian masih diketik tangan. Saya sengaja merilis bertahap, tapi “bertahap” tetap berarti “belum selesai”.

Kalau Anda ingin mencoba

Saran saya untuk sesama pemilik usaha yang tergoda melakukan hal serupa:

Mulai dari proses yang Anda kuasai sendiri, bukan yang paling merepotkan. Sistem pertama saya adalah pengelolaan aset kantor — bukan yang paling mendesak, tapi yang paling saya pahami seluk-beluknya. Kalau sistem pertama Anda adalah sesuatu yang Anda sendiri tidak mengerti, Anda tidak akan tahu hasilnya benar atau salah.

Jangan mulai dari yang menyentuh uang atau data pribadi. Saya baru membangun penggajian di sistem kelima, setelah cukup paham bentuk kesalahan yang bisa saya buat.

Rilis bertahap, dan pastikan tiap tahap benar-benar dipakai. Lebih baik satu modul yang dipakai setiap hari daripada sistem lengkap yang menunggu sempurna.

Terima bahwa Anda sedang berutang. Setiap sistem yang Anda bangun adalah sesuatu yang harus dirawat, dicadangkan, dan dijelaskan ke orang lain suatu hari nanti. Kecepatan membangunnya tidak menghapus kewajiban itu — hanya menundanya.

---

Saya masih di tengah jalan, bukan di ujungnya. Kalau Anda sedang melakukan hal serupa dan menemukan cara yang lebih baik — terutama untuk soal “cuma saya yang paham” — saya betul-betul ingin mendengarnya.